Les feuilles de calcul ne devraient pas être ternes et sèches - si vous voulez que les gens les lisent, c'est-à-dire. Apprenez quelques astuces pour faciliter la mise en forme de vos données et créer des classeurs Excel qui obtiennent un engagement de vos collègues.

Formatage des astuces dans Excel 1: en utilisant la poignée de remplissage

Étape 1: Ouvrez un classeur Excel existant. Ici, nous avons une table inachevée montrant les bénéfices d'une petite entreprise.

Étape 2: Vous souhaitez terminer la colonne du mois, mais vous ne voulez pas taper chaque mois en manuellement. Pas de problème, cliquez simplement sur la cellule A2 (janvier) et survolez le curseur dans le coin inférieur droit de la cellule. Vous verrez un petit signe noir plus apparaître - c'est la poignée de remplissage.

Étape 3: maintenez la poignée de remplissage et faites-la glisser vers la cellule A13 pour remplir les mois dans l'ordre. Cependant, si vous aviez des centaines ou des milliers de cellules à remplir, cela pourrait prendre du temps. Au lieu de cela, vous pouvez double-cliquez sur la poignée de remplissage pour compléter toutes les entrées à la fin de la table.

Formatage des astuces dans Excel 2: Formatage des nombres

Étape 1: Vous remarquerez que les nombres de la colonne des bénéfices ne sont pas formatés pour montrer la devise qu'ils représentent. Vous pouvez passer par chaque cellule individuellement et ajouter un signe en dollars, mais vous n'avez probablement pas le temps pour cela. En tant qu'alternative plus rapide, sélectionnez toutes les cellules que vous souhaitez modifier.

Étape 2: Cliquez avec le bouton droit sur les cellules sélectionnées et recherchez les cellules du format d'option.

Étape 3: Cliquez sur les cellules du format et choisissez la devise sous l'onglet numéro.

Étape 4: Cliquez sur le symbole et choisissez la monnaie que vous souhaitez afficher, par exemple, les dollars américains.

Étape 5: Ajustez les décimales à 2 et choisissez comment vous voulez que les quantités négatives apparaissent (il existe quatre options). Il y a aussi un exemple de section pratique afin que vous puissiez voir à quoi ressemblera vos montants dans le classeur.

Étape 6: Appuyez sur OK et vos nombres se seront automatiquement transformés en montants d'argent. Ce changement est permanent à moins que vous ne modifiez le formatage, donc si vous devez modifier un montant, vous n'avez pas besoin de le reformater à nouveau.

Formatage des astuces dans Excel 3: Ajouter des graphiques aux données

Étape 1: Les feuilles de calcul professionnelles sont rarement du texte et des nombres. Il est facile d'ajouter des graphiques qui facilitent la compréhension et la navigation de vos classeurs. Tout d'abord, cliquez sur l'onglet INSERT, puis recherchez les icônes.

Étape 2: Cela ouvre la fenêtre des icônes qui propose des centaines de graphiques gratuits que vous pouvez ajouter à vos données. Utilisez la barre de recherche ou les catégories de vue, par exemple, les affaires.

Étape 3: Cliquez sur le graphique (ou graphiques) que vous voulez et appuyez sur le bouton d'insertion.

Étape 4: Faites glisser et déposez l'icône où vous le souhaitez sur votre table ou votre graphique. Il est positionné au-dessus de la grille afin qu'il n'interfère pas avec vos données.

Étape 5: Si vous souhaitez modifier la couleur de l'icône, cliquez sur l'onglet Format graphique.

Étape 6: Cliquez sur le menu déroulant à côté de Graphics Remplimez et choisissez la bonne couleur.

Étape 7: Si vous voulez plus d'une couleur de votre graphique, vous devez convertir l'icône en forme. Bien que ce soit encore sur l'onglet Format graphique, choisissez Convertir en forme.

Étape 8: Vous pouvez maintenant sélectionner chaque élément de la forme et le colorer en conséquence en utilisant l'onglet Format de forme. Vous pouvez également redimensionner les graphiques à l'aide des poignées de traction autour du bord du cadre de sélection.