As planilhas não devem ser monótonas e secas - se você deseja que as pessoas as leiam, é isso. Aprenda alguns truques para facilitar a formatação de seus dados e crie pastas de trabalho do Excel que recebem engajamento de seus colegas.

truques de formatação no Excel 1: Usando a alça de preenchimento

Etapa 1: Abra uma pasta de trabalho existente do Excel. Aqui temos uma tabela inacabada mostrando lucros para uma pequena empresa.

Etapa 2: Você deseja concluir a coluna do mês, mas não deseja digitar todos os meses em manualmente. Não tem problema, basta clicar na célula A2 (janeiro) e passar o cursor no canto inferior direito da célula. Você verá um pequeno sinal preto mais aparecer - este é o identificador de preenchimento.

Etapa 3: segure a alça de preenchimento e arraste -a para a célula A13 para preencher os meses em ordem. No entanto, se você tivesse centenas ou milhares de células para preencher, isso pode levar tempo. Em vez disso, você pode clicar duas vezes na alça de preenchimento para completar todas as entradas no final da tabela.

truques de formatação no Excel 2: Number formating

Etapa 1: Você notará que os números na coluna de lucros não são formatados para mostrar qual moeda eles representam. Você pode passar por cada célula individualmente e adicionar um sinal de dólar, mas provavelmente não tem tempo para isso. Como uma alternativa mais rápida, selecione todas as células que você deseja alterar.

Etapa 2: clique com o botão direito do mouse nas células selecionadas e procure a opção Format Cells.

Etapa 3: clique com o botão esquerdo das células do formato e escolha a moeda na guia Número.

Etapa 4: clique em Symbol e escolha a moeda que deseja exibir, por exemplo, dólares dos Estados Unidos.

Etapa 5: Ajuste os lugares decimais para 2 e escolha como você deseja que quantidades negativas apareçam (existem quatro opções). Há também uma seção de amostra útil para que você possa ver como seus valores vão parecer na pasta de trabalho.

Etapa 6: Pressione OK e seus números se transformarão automaticamente em quantias de dinheiro. Essa mudança é permanente, a menos que você altere a formatação; portanto, se você precisar alterar uma quantidade, não precisará reformatá -la novamente.

truques de formatação no Excel 3: Adicionando gráficos aos dados

Etapa 1: planilhas profissionais raramente são apenas texto e números. É fácil adicionar gráficos que facilitam a compreensão e a navegação de suas livros de trabalho. Primeiro, clique na guia Inserir e depois procure ícones.

Etapa 2: Isso abre a janela Icons, que oferece centenas de gráficos gratuitos que você pode adicionar aos seus dados. Use a barra de pesquisa ou categorias de visualização, por exemplo, negócios.

Etapa 3: Clique no gráfico (ou gráficos) que você deseja e pressione o botão Inserir.

Etapa 4: arraste e solte o ícone para onde você deseja na sua tabela ou gráfico. Está posicionado acima da grade para não interferir nos seus dados.

Etapa 5: Se você deseja alterar a cor do ícone, clique na guia Formato gráfico.

Etapa 6: Clique no menu suspenso ao lado dos gráficos preenche e escolha a cor correta.

Etapa 7: Se você deseja mais de uma cor em seu gráfico, você deve converter o ícone em uma forma. Enquanto ainda estiver na guia Formato gráfico, escolha converter em forma.

Etapa 8: agora você pode selecionar cada elemento da forma e colori -lo de acordo com a guia Formato de forma. Você também pode redimensionar os gráficos usando as alças de tração ao redor da borda do quadro de seleção.